Privacyverklaring

Wie is waarvoor verantwoordelijk

De Voorbeeldhof bepaalt zelf welke gegevens er in dit portaal staan en waarvoor ze gebruikt worden. De vereniging is daarmee verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de privacywet. Wil je iets weten, iets laten aanpassen of iets laten verwijderen, dan is het bestuur van je eigen vereniging het adres. Niet de leverancier.

SamenVvE levert de software, draait de servers en bewaart de gegevens, maar doet dat uitsluitend in opdracht van de vereniging. SamenVvE is dus verwerker en heeft geen eigen zeggenschap: er wordt niets verkocht, niets voor reclame gebruikt en niets met anderen gedeeld buiten wat hieronder staat. Het bestuur van de vereniging kan bij SamenVvE terecht met vragen die over de techniek of de opslag gaan.

Welke gegevens er worden verwerkt

Van jou als lid: je naam, je e-mailadres, je telefoonnummer als je dat hebt opgegeven, en je kavel- of huisnummer binnen de vereniging. Daarnaast je betalingsgegevens, en dan gaat het om bedragen en de status ervan (betaald, open, mislukt); het portaal heeft geen toegang tot je bankrekening.

En alles wat gebruikers zelf invoeren: meldingen over het gebouw of het terrein, documenten, vergaderstukken, stemmen, ideeën en taken. Wat jij daarin schrijft, is van jou; wat een ander erin schrijft, is van die ander.

Op welke grond

Er zijn drie gronden, en elk stuk gegevens hangt aan een ervan. De uitvoering van de overeenkomst: je bent lid van de vereniging en die moet haar werk kunnen doen, dus de bijdrage innen, vergaderen en het gedeelde eigendom beheren. Een wettelijke verplichting: de financiële administratie moet worden gevoerd en bewaard. En een gerechtvaardigd belang: de beveiliging van het portaal en het voorkomen van misbruik, bijvoorbeeld het bijhouden dat iemand probeert in te loggen op andermans account.

Wie de gegevens nog meer verwerken

Om het portaal te laten werken schakelt SamenVvE een paar partijen in. Zij mogen de gegevens alleen gebruiken voor de taak die ze hebben.

TransIP

Hosting: de servers waarop het portaal en de database draaien. Die servers staan in Nederland.

Mollie

Betalingen: de incasso van de bijdrage en de afhandeling daarvan.

Brevo

Verzenden van e-mail: uitnodigingen, herinneringen en meldingen vanuit het portaal.

Anthropic

De AI-hulp in het product, uitsluitend wanneer een gebruiker die functie zelf gebruikt.

Google, Mozilla, Microsoft en Apple

De pushdienst van je eigen browser, alleen als je meldingen op je apparaat aanzet: Google voor Chrome en Edge op Android, Mozilla voor Firefox, Microsoft voor Edge op Windows en Apple voor Safari en iOS.

TransIP, Mollie en Brevo verwerken binnen de Europese Economische Ruimte. Anthropic is gevestigd in de Verenigde Staten; die doorgifte rust op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (standard contractual clauses).

De vier pushdiensten zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Je meldt je apparaat zelf aan bij de dienst van je eigen browser, en die aanmelding valt onder de voorwaarden van die browser; het portaal krijgt daar alleen een adres van terug. Naar dat adres gaat een leeg seintje: geen tekst, geen naam en niets over de vereniging. Je browser haalt de melding daarna zelf bij het portaal op. Zet je de meldingen weer uit, dan verdwijnt het adres en gaat er niets meer heen.

Gaat er tekst naar de AI-hulp, dan haalt het portaal daar eerst de namen, adressen en e-mailadressen van bewoners uit en zet er een aanduiding als "bewoner 1" voor in de plaats. Dat geldt voor elke AI-functie die tekst uit het portaal meestuurt: de vraagbaak, de taalhulp bij een mededeling of een document, de offertevergelijker en het meedenken bij een nieuwe melding. Het antwoord komt terug in het portaal en daar vult het portaal de echte namen zelf weer in. De AI-leverancier ziet dus wel waar het stuk over gaat, maar niet over wie.

Hoe lang gegevens blijven staan

De financiële administratie en de facturen worden zeven jaar bewaard. Dat is de fiscale bewaarplicht en geen keuze van de vereniging. De overige gegevens in de omgeving blijven staan zolang de vereniging klant is; eindigt de overeenkomst, dan krijgt de vereniging eerst een export van haar gegevens en worden ze daarna verwijderd.

Voor de logboeken op de server gelden vaste termijnen. Het technische foutenlogboek wordt dertig dagen bewaard. Het beveiligingslogboek, met gebeurtenissen als een mislukte inlogpoging of een wijziging van een e-mailadres, wordt twaalf maanden bewaard en daarna automatisch opgeruimd. Ook het moment waarop je inlogt wordt vastgelegd, met de manier van inloggen en het soort toestel, zonder IP-adres. Het bestuur kan dat inzien en jij ziet je eigen inlogs bij Voorkeuren; na twaalf maanden wordt het automatisch opgeruimd.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage in je gegevens, op correctie als er iets niet klopt, op verwijdering, op beperking van het gebruik, op bezwaar tegen het gebruik, en op overdraagbaarheid: je gegevens meekrijgen in een bestand dat een ander systeem kan lezen.

Ben je lid, dan kun je een deel daarvan zelf regelen. Bij Voorkeuren download je je eigen gegevens als leesbaar bestand of als JSON, pas je je naam en e-mailadres zelf aan, en dien je een verwijderverzoek in. Voor de rest richt je je tot het bestuur van je eigen vereniging; het bestuur kan op zijn beurt bij SamenVvE terecht.

Cookies

Dit portaal plaatst twee cookies, allebei nodig om het portaal te laten werken. De eerste (vve_session) houdt je ingelogd en beveiligt formulieren; die verdwijnt zodra je je browser sluit. De tweede (vve_taal) onthoudt in welke taal je het portaal leest, ook voordat je inlogt, en blijft een jaar staan. Er wordt niet gemeten, niet gevolgd, en er staat geen advertentie- of statistiekcode op deze site. Voor deze twee cookies is geen toestemming nodig.

Hoe de gegevens beveiligd zijn

Al het verkeer met het portaal loopt over een versleutelde verbinding (https). Wie wat mag zien is per rol geregeld: een bewoner ziet zijn eigen gegevens, het bestuur ziet wat het voor het beheer nodig heeft. Elke vereniging heeft bovendien haar eigen, gescheiden database, dus de gegevens van de ene vereniging staan nooit tussen die van een andere. Van alles wordt dagelijks een back-up gemaakt.

Een klacht indienen

Ben je het niet eens met hoe er met je gegevens wordt omgegaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Je mag altijd eerst bij het bestuur van je vereniging of bij SamenVvE aankloppen; vaak is het dan sneller opgelost.

Contactgegevens

De verwerkingsverantwoordelijke, en dus het adres voor je vragen en verzoeken:

Vereniging

De Voorbeeldhof

E-mail

info@samenvve.nl

De verwerker, die het portaal levert en draait in opdracht van de vereniging:

Leverancier

SamenVvE

KvK-nummer

42133887

Adres

De Horde 36
4005 HD Tiel

E-mail

info@samenvve.nl